MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Perguruan tinggi umumnya membuka jurusan bisnis. Anda dapat mengambil jurusan yang memberikan anda kesempatan karir yang luas. Prinsip yang didapatkan disini dapat diterapkan dalam berbagai system informasi di segala organisasi. Wahana yang kita gunakan adalah model system umum perusahaan. Ia merupakan diagram grafik yang disertai dengan uraian yang menjelaskan semua organisasi dengan cara yang umum, dengan menggunakan kerangka system.

Transisi dari ruang kelas ke perusahaan sering kali merupakan periode yang tidak masuk akal bagi karier seseorang. Pada hari pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan kerja tersebut baru dan berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas baru, dan terminology yang baru pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah dikenal, maka ia dapat dijadikan titik referensi yang memberikan rasa stabilitasnya. Model system umum bisa memberikan titik referensi semacam itu.

Selain memberikan kerangka untuk orientasi, model sistem umum dapat di jadikan standart untuk mengevaluasi perusahaan yang baru. Anda akan mendapatkan elemen dan hubungan tertentu. Model tersebut membantu anda untuk mengidentifikasi bagian perusahaan yang menawarkan kesempatan untuk perbaikan.    

2.1. PENGERTIAN MODEL

Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu menunjukkan peningkatan  yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model. Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat bahwa pembuatan model merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting, namun hanya akhir-akhir ini ia diperhatikan oleh para penulis buku bisnis.

Sistem konsep menampilkan sistem fisik. Sebuah model mempunyai fungsi yang sama. Model adalah abstraksi dari sesuatu, ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut entity (kesatuan). Kata model biasanya mengacu pada gambaran iklan fashion. Model fashion adalah abstraksi seseorang dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model itu. Calon pembeli adalah entity.

JENIS-JENIS MODEL

Ada empat jenis dasar dari model, antara lain :

• Model Fisik : Adalah penggambaran tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model ini berukuran lebih kecil dari pada objek yang diwakilinya. Sebagai contoh adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan, dan prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya, dan beberapa diantaranya ada yang lebih besar. Ilmuwan mungkin akan menggunakan model fisik telinga manusia yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli, misalnya. Model fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata; bayi tidak dapat dipakai sebagai cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil sangan sulit menggunakan mobil asli untuk pencetakan mobil menurut idenya. Dari keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai kegunaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahami dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.
• Model Naratif : Adalah sebuah jenis model yang digunakan manajer tiap hari, yang dianggap sebagai model. Model Naratif menjelaskan entity (kesatuan)-nya dengan kata lisan atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lisan dari sistem komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.
• Model Grafis : Jenis model lain yang tetap dalam penggunaannya adalah model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan abstraksi garis, symbol dan bentuk. Ia seringkali disertai dengan penjelasan naratif. Model grafis digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk menyampaikan informasi kepada manajer. Keberadaan software grafik khusus untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan perhatiannya pada penggunaan grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga digunakan dalam perancangan sistem informasi. Banyak dari peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling terkenal dari model ini adalah flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya barang). Simbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili file input dan output. Analis sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk membantu memahami sistem maupun untuk  
• Model Matematis : Model Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point (titik impas) adalah hanya : 

                                         BEP  =   TFC

                                   P-C

Disini TFC adalah total biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan per unit, dan C adalah biaya variabel unit (variable cost). Model titik impas hanya menggunakan satu pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan sejumlah persamaan, seringkali sampai ratusan bahkan ribuan. Model perencanaan pendanaan yang dikembangkan oleh Sun Oil Company, selama tahun awal penggunaan MIS, menggunakan sekitar 2.000 persamaan. Dengan menggunakan model yang begitu banyak mengakibatkan mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang ini cenderung digunakan model yang lebih kecil yang hanya dimaksudkan untuk membantu manajer dalam memecahkan masalah khusus.

Karena bahasa matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal wilayah geografi. Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya akan dapat mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model matematis. Kelebihan lainnya adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu objek dapat di deskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian hubungan dengan lebih banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi model grafis atau tiga model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis, yang mengetahui kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model matematis ini merupakan aset yang besar.  

2.2. KONSEP DASAR MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Ada dua macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.

1.  SISTEM SIMPUL TERBUKA 

                                                                                              

Jika sebuah sistem tidak mempunya simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).

 

2.  SISTEM SIMPUL TERTUTUP   

                                                                                   

Sistem simpul tertutup adalah sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.

Gambar diatas menunjukan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup. Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

3.  KONTROL MANAJEMEN  

                                                                                     

 Manajemen menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan. 

Komputer akan memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan catatan produk kedalam urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam daftar paling atas (seperti 10 persen diatas), dan mencetak laporan tersebut. Manajer akan memperhatikan laporan tersebut mengenai produk yang mempunyai penjualan terbaik. Manajer kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik penjualannya dan menggunakan penemuannya tersebut untuk melakukan peningkatan penjualan produk yang lain. 

Feedback output berguna bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat disertakan kedalam model umum untuk membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer juga harus mengetahui status dari input dan proses internal. Sebagai contoh, manajer menginginkan informasi yang menjelaskan sejauh mana pemasok memenuhi kebutuhan bahan input terhadap perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi dari operasi manufaktur. Kita harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir secara langsung dari sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari sistem fisik dan harus mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan komunikasi. Kadang-kadang informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun ia ditempatkan dalam penyimpanan sampai ia diperlukan.

 

4.  PEMROSES INFORMASI

 

Gambar diatas menyertakan tambahan pemroses informasi yang mentranformasikan data menjadi informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual.

2.3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Arus bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisi terhadap berbagai jenis organisasi.