KEDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Salah satu tujuan CBIS adalah untuk member dukungan kepada manajer dalam mengontrol area operasinya. Namun, walaupun CBIS dilengkapi dengan kontrol, ia sendiri pun harus dikontrol. Manajer melakukan kontrol atas pekerjaan team proyek selama fase desain dan implementasi. Bila CBIS telah dioperasikan maka penampilannya harus dikontrol dengan seksama.

Kita telah mengetahui adanya kriminal komputer – yaitu bagaimana seseorang menggelapkan ribuan dolar dari bank dengan cara mengakses database komputer. Kita juga pernah mendengar tentang pecandu komputer yang disebut hackers, yang menyebarkan virus yang dapat merusak data dan program. Tindakan tersebut berkecenderungan mengancam organisasi dan sumber informasinya, seperti halnya terkena musibah yang tak dikehendaki, mislnya kebakaran atau bencana alam.

Manajemen melakukan control untuk mencegah terjadinya malapetaka tersebut atau mengurangi dampak yang diakibatkannya. Hanya dengan mengembangkan CBIS yang terkontrol secara baik manajer dapat memiliki kepercayaan mengenai inputnya. 

2.2. HUBUNGAN KONTROL DENGAN KEAMANAN

Definisi keamanan adalah proteksi atau perlindungan atas sumber-sumber fisik dan konseptual dari bahaya alam dan manusia. Walaupun penembusan terhadap keamanan data dan informasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk, kehilangan bisa saja disengaja atau tidak disengaja, dan ia dapat berakibat terjadinya pemodifikasian, kerusakan, atau penyingkapan yang tak dikehendaki.

Penembusan terhadap keamanan data dan informasi yang tak disengaja merupakan ancaman yang lebih besar daripada dilakukannya dengan sengaja. Tindakan yang disengaja biasanya dapat diketahui, namun yang tidak disengaja lebih banyak mengakibatkan kerusakan.

PROPERTI SISTEM YANG MEMBERIKAN KEAMANAN

Jika sistem informasi ingin selalu menjaga keamanan isinya, maka ia harus memiliki tiga properti, yaitu integritas, audibilitas (kemampuan dapat terdengar), dan daya kontrol.

Integritas. Sistem akan mempunyai integritas jika ia berjalan seperti apa yang diharapkan. Perancang sistem berusaha untuk mengembangkan sistem yang mempunyai integritas fungsional, yaitu kemampuan untuk melanjutkan operasi walaupun bila salah satu atau lebih dari komponennya tidak berjalan. Contoh yang tepat adalah jaringan pemrosesan distribusi, yang tetap melanjutkan fungsinya walaupun salah satu prosesornya tidak dapat digunakan lagi.

Audibilitas. Bila sistem mempunyai audibilitas maka mudah bagi seseorang untuk memeriksa, memverifikasi, atau mendemontrasikan penampilannya. Orang-orang yang mempunyai ketergantungan kepada unit pelayanan informasi, misalnya kepada auditor internal dan eksternal, untuk melakukan audit. Agar sistem bersifat audibel, ia harus lulus dalam pengujian daya penghitungan dan visibilitas. Account-ability (daya penghitungan) berarti bahwa tanggung jawab untuk tiap hal yang terjadi dalam sistem harus dapat ditelusuri sendirian. Visibility (visibilitas) berarti bahwa penampilan yang tidak dapat diterima dapat diketahui oleh manajer sistem. Sebagai contoh, subsistem CBIS bersifat audibel bila dokumentasi mengidentifikasi orang-orang yang mengembangkannya, dan program tersebut menyertakan pengecekan kesalahan yang diperlukan.

Berdaya kontrol. Manajemen dapat melakukan pengerahan atau penghambatan pengaruh terhadap sistem bila sistem tersebut berdaya kontrol. Teknik yang efektif untuk mendapatkan daya kontrol sistem ini adalah dengan membagi sistem menjadi subsistem yang menangani transaksi secara terpisah. Penembusan keamanan pada salah satu subsistem tidak akan mempengaruhi keseluruhan sistem. Sebagai contoh, Salah satu subsistem dalam bank digunakan untuk membuka account. Subsistem pertama mengontrol yang kedua untuk mencegah manipulasi dana yang tidak diinginkan, misalnya seseorang yang membuka account dengan nama dari pemilik account tadi dan secara ilegal mentransfer dana tersebut ke dalamnya dari account yang lain.

Oleh karenanya, manajer melakukan pengamanan sistem informasi dengan cara mengembangkan sistem yang memberikan integritas, audibilitas, dan daya kontrol.    

2.3. TUGAS PENGENDALIAN DALAM SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Kontrol CBIS mencakup semua fase siklus hidup. Selama siklus hidup, kontrol dapat dibagi menjadi kontrol-kontrol yang berhubungan dengan pengembangan, desain, dan operasi.

Kontrol pengembangan sistem memastikan bahwa perencanaan, analisis dan desain, dan implementasi berjalan sesuai dengan rencana. Selagi CBIS dikembangkan, manajemen memastikan bahwa desain tersebut dapat meminimalkan adanya peluang kesalahan, mendeteksi kesalahan ketika desain dibuat, dan mengkoreksi kesalahan reentry. Ini adalah kontrol desain dan ia dapat dicapai dengan software maupun dengan hardware. Bila CBIS telah diimplementasikan, kontrol operasi akan menjaga integritas sistem. Contoh dari operasi adalah pembagian tugas diantara personel operasi untuk mencegah persekongkolan. Kontrol operasi didelegasikan kepada manajer operasi komputer.

METODE MENDAPATKAN DAN MEMELIHARA KONTROL

Manajemen dapat melakukan kontrol dengan tiga cara dasar, seperti :

• Manajemen dapat melakukan kontrol langsung yaitu mengevaluasi kemajuan dan penampilan serta menentukan tindakan koreksi apa yang harus dilakukan. Cara ini memerlukan pemahaman komputer secara canggih.  
• Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO. CIO bertanggung jawab dalam pengembangan CBIS yang dapat memenuhi kebutuhan manajer dan menjaga operasional CBIS.  
• Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya melalui pihak ketiga, misalnya auditor internal atau eksternal. Spesialis ini memberikan tingkat pemahaman komputer yang tidak dimiliki manajer.

2.3.1. KONTROL PROSES PENGEMBANGAN

Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai. Berikut ini adalah tujuh contoh mengenai kontrol pengembangan dan point dalam siklus hidup tempat diterapkan pengontrolan ini :

1. Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan  dengan cara membentuk komite MIS, yang mendefinisikan tujuan dan kendala, dan dengan mekanisme pengontrolan proyek.  
2. Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS dengan cara mengidentifikasi keperluan informasi pada permulaan fase analisis dan desain. 
3. Manajemen menentukan kriteria penampilan yang akan digunakan dalam pengevaluasian operasi CBIS.  
4. Manajemen dari bagian pelayanan informasi menyusun desain dan standart operasi CBIS yang digunakan sebagai pedoman bagi pelayanan informasi mengenai penampilan yang dapat diterima. Pelayanan informasi mengganti pedoman tersebut menjadi standart manual.  
5. Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima, yang menentukan persyaratan untuk tiap program komputer yang bisa disetujui. Persetujuan ini diperlukan sebelum program dimasukkan ke dalam perpustakaan software.  
6. Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.  
7. Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur ini disetujui oleh manajemen.

Dengan cara tersebut, manajemen dapat mengontrol CBIS selagi ia berevolusi sepanjang fase siklus hidupnya. Manajemen menentukan apa yang dibutuhkan dan kemudian menindaklanjutinya untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

2.3.2. KONTROL DESAIN SISTEM

Selama fase desain dan analisis dari siklus hidup, analis sistem, DBA, dan manajer jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam desain sistem. Selama fase implementasi programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam sistem. Kontrol desain ini akan mempengaruhi penampilan CBIS bila ia telah dioperasikan.

Beberapa subsistem dari CBIS memerlukan tingkat kontrol yang lebih tinggi daripada yang lain. Umumnya sistem yang ada kaitannya dengan uang memerlukan kontrol yang ketat. Perusahaan tidak boleh melakukan kesalahan dalam menghitung cek gaji pekerja dan cek pembayaran kepada pemasok. Sebaliknya subsistem non moneter seperti laporan statistik penjualan masih dapat digunakan walaupun ia berisi kesalahan yang tidak pokok.

Perlu diingat bahwa kontrol sistem membutuhkan biaya asosiasi. Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko dan estimasinya sulit dibuat. Sebagai contoh, berapa nilai kontrol yang dapat mengurangi resiko pembuatan cek yang jelek ? Anda dapat menghitung jumlah uang perusahaan yang hilang jika jumlah tersebut terlalu tinggi, namun anda hanya dapat menghitung hilangnya harapan apabila jumlah uang tersebut terlalu kecil.  

2.3.2.1. MATRIKS RESIKO DAN KONTROL

Walaupun pengukurannya sulit, analis sistem harus memberitahu pemakai mengenai point dalam sistem yang mungkin dapat terjadi kesalahan dan memberitahu kepadanya mengenai konsekuensi kesalahan tersebut. Metode yang baik untuk menyampaikan informasi ini adalah matriks resiko. Resiko-resiko tersebut di daftar di bagian atas dan komponen sistem didaftar menurun disebelah kiri. Sebagai contoh, resiko-resikonya telah dikategorisasikan sebagai data tak lengkap, data tak akurat, dan transaksi gelap. Contoh resiko yang dapat terjadi pada setiap sistem dimasukkan dalam sel.

Matriks lain yang disebut matriks kontrol dapat digunakan untuk menyesuaikan kontrol desain terhadap resiko. Analis sistem menggunakan matriks kontrol untuk bukti visual bahwa tiap resiko yang diidentifikasi telah ditangani.  

2.3.2.2. AREA DARI KONTROL DESAIN SISTEM

Dalam beberapa hal setiap subsistem CBIS mempunyai keunikan tersendiri. Namun kita dapat secara sama menggambarkan setiap subsistem tersebut menurut elemen-elemen dasarnya, pertimbangan kontrol akan didasarkan pada tiap elemennya tersebut.

Elemen pertama digunakan untuk transaction origination (permulaan transaksi). Prosedurnya melibatkan perekaman satu elemen data atau lebih pada dokumen sumber. Dokumen tersebut misalnya bisa berupa form pesanan penjualan atau kartu petunjuk waktu penggajian. Permulaan (origination) ini adalah diluar peralatan komputer dan tidak dapat dilakukan dengan pemrosesan komputer.

Setelah transaksi diawali ia diubah kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh computer, dengan prosesnya disebut transaction entry (entri transaksi). Peralatan entry bersifat online, seperti keyboard mikro atau terminal mainframe, atau peralatan tersebut bisa bersifat offline, seperti unit key-to-tape atau key-to-disk.

Beberapa sistem menyertakan elemen komunikasi data. Dalam sistem yang lain data entry transaksi langsung masuk kedalam komputer untuk pemrosesan. Bila data telah berada dalam penyimpanan komputer, ia diproses oleh program yang berada dalam perpustakaan software. Pemrosesan komputer ini bisa melibatkan data yang sedang dimasukkan ke dalam atau yang diambil dari database. Bila pemrosesan ini telah selesai output komputer akan dihasilkan dalam bentuk data atau informasi.

2.3.2.3. PERMULAAN TRANSAKSI

Jumlah dan macam kontrol yang dibangun kedalam tiap elemen tergantung pada resiko yang akan dikurangi dan biaya kontrol.

Permulaan dokumentasi sumber. Kontrol dimulai pada waktu dokumentasi sumber mulai dilakukan. Kontrol ini berkaitan dengan prosedur untuk (1) perancangan dokumentasi sumber, (2) pemerolehan dokumen, dan (3) keamanan dokumen sebelum ia digunakan.

Kewenangan. Kontrol kewenangan menjelaskan bagaimana entri data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa. Kontrol seperti itu dapat dilakukan dengan membuat prosedur tertulis dengan melibatkan beberapa orang dalam pembuatan tiap dokumen, dengan menetapkan limit atau batasan persetujuan mengenai transaksi tertentu dan dengan memperoleh tanda tangan persetujuan.

Pembuatan input komputer. Kontrol ini menetapkan cara pengidentifikasian record input yang ditemukan salah dan cara untuk memastikan bahwa semua data input diproses. Contoh kontrol jenis ini adalah log transaksi yang berfungsi sebagai record transaksi yang akan diproses dan mengontrol keseluruhan batch dari dokumen sumber. Total dan keseluruhan batch diakumulasikan dengan menggunakan kalkulator meja pada jumlah dokumen dan field alternatif.

Penanganan kesalahan. Kontrol penanganan kesalahan memberikan cara sistematis untuk mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yang telah dikoreksi tersebut kedalam reentry. Setiap elemen subsistem dasar (yang jumlahnya lima tersebut) mempunyai area penanganan kesalahan yang sama.

Penyimpanan dokumen sumber. Kontrol penyimpanan dokumen sumber menentukan bagaimana dokumen akan disimpan setelah digunakan dan dalam kondisi yang bagaimana ia dapat dikeluarkan dari penyimpanannya. 

2.3.2.4. ENTRI TRANSAKSI

Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Elemen subsistem ini dapat dibagi menjadi empat area kontrol, antara lain :

Entri data. Kontrol atas entri data dapat dilakukan dengan proses offline ataupun online. Kontrol ini berada dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan inputnya sendiri. Peralatan tersebut harus ditempatkan dekat dengan point permulaan transaksi agar penundaan entri dapat dikurangi. Juga, harus dilakukan penangkapan input pada media yang dapat dibaca oleh komputer, seperti tape kaset atau disket.

Verifikasi data. Setelah data dicatat maka ia di cek untuk keakuratannya. Ada dua cara pokok untuk melakukan verifikasi data, yaitu pemasukan (key) dan penglihatan (sight). Dalam key verification (verifikasi pemasukan) data dimasukkan ke dalam sistem dua kali, utamanya oleh dua operator yang berlainan. Software kemudian membandingkan dua input tersebut dan memberikan signal atau tanda bila keduanya tidak tepat sama. Dalam sight verification (verifikasi penglihatan) operator melihat data dari layar sebelum memasukkan data kedalam sistem. Key verivication lebih mahal sebab pekerjaannya harus dilakukan dua kali. Karena biayanya yang mahal ini, maka key verification dilakukan untuk data yang harus benar-benar bebas dari kesalahan, seperti data keuangan.

Penanganan kesalahan. Bila kesalahan telah dideteksi, maka record dirotasikan kembali ke permulaan transaksi untuk pengoreksian ataupun ke entri data untuk pelaksanaan reentri.

Penyeimbangan batch. Komputer mengakumulasikan total dari setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang sama yang dibuat selama permulaan transaksi. Perbandingan yang sama menunjukkan bahwa semua transaksi telah dimasukkan ke dalam sistem.

DASAR DASAR PEMROSESAN KOMPUTER

PEMBAHASAN

ARSITEKTUR KOMPUTER

CPU merupakan tempat unit penyimpanan primer, unit aritmetik dan logis, dan unit control. Penyimpanan primer menyimpan instruksi program yang dapat dijalankan dan data yang di   proses oleh instruksi tersebut. Unit aritmetik dan logis (ALU) menjalankan operasi aritmetik dan logis yang di prakarsai oleh instruksi. Unit control menjadikan instruksi dapat dijalankan dengan urutan yang tepat.

Sistem komputer juga mempunyai satu atau lebih unit penyimpanan sekunder dan seleksi unit input dan unit output. Sistem komputer kecil hanya mempunyai beberapa unit ini dan system komputer yang lebih besar  dapat mempunyai ratusan.

Ada tiga point penting yang berhubungan dengan seleksi konfigurasi komputer tertentu. Yang pertama, seleksi didasarkan pada aplikasi yang akan dilakukan. Sebagai contoh, unit yang merupakan komputer rumah sakit akan sangat berbeda dengan yang ada di bank atau supermarket. Yang kedua, seleksi dibuat oleh pemakai, biasanya dengan bantuan spesialis informasi. Agar pemakai dapat melakukan tugas ini ia harus mempunyai pemahaman mengenai komputer maupun informasi. Yang ketiga, jika perusahaan telah menerapkan kebijaksanaan resmi mengenai manajemen sumber informasi, seleksi harus sesuai dengan kebijaksanaan tersebut.   

Komputer dengan tujuan umum memiliki tipe komponen yang sama, yaitu :

-          Prosesor

-          Memori

-          Penyimpanan sekunder

-          Perangkat Input

-          Perangkat Output

Mesin pemroses lebih dikenal dengan CPU, mikroprosesor atau prosesor. Prosesor adalah komponen yang berupa chip. Chip adalah sekeping silicon berukuran beberapa millimeter persegi yang mengandung puluhan ribu transistor dan komponen elektronik yang lain.

 PERALATAN INPUT

Ada empat cara dasar untuk memasukkan data ke dalam computer. Anda dapat mengoperasikan terminal keyboard yang disambungkan langsung kedalam computer, anda dapat mengoperasikan peralatan keydriven yang tidak disambungkan ke computer, data dapat dibaca secara magnetis atau optis dari dokumen atau objek, dan anda dapat  berbicara dengan komputer.

PERALATAN KEY DRIVEN

Option input yang paling terkenal sekarang ini adalah keyboard terminal atau mikrokomputer. Keduanya adalah peralatan keydriven online. Istilah online mengacu pada sambungan langsung ke CPU. Keyboard microcomputer disambungkan ke CPU dengan kawat pendek, terminal keyboard dihubungkan dengan sambungan komunikasi data, seperti jalur telepon, yang mungkin mempunyai jangkauan ribuan mil. Data yang masuk pada keyboard ditansmisikan ke penyimpanan primer, tempat ia akan diproses.

Untuk memasukkan data melalui keyboard, ada fasilitas dan peralatan lain yang dapat digunakan. Beberapa terminal dan layar mikrokomputer mempunyai kemampuan touch screen (layar sentuh). Teknologi yang sama menerapkan penggunaan light pen (pena cahaya), yaitu petunjuk elektronik yang di pegang tangan yang dapat digunakan untuk memasukkan data melalui layar. Keyboard yang lain dilengkapi dengan mouse, yaitu kotak yang berukuran sebesar kaset kecil yang dapat anda gerakkan pada permukaan yang datar.

PERALATAN KEY OFFLINE

Dimungkinkan juga untuk memasukkan data ke dalam komputer dengan menggunakan peralatan keydriven offline. Peralatan offline tidak disambungkan ke CPU, namun beroperasi dalam cara standalone. Jika peralatan offline akan digunakan untuk membuat data agar di      proses pada komputer, data harus direkam pada beberapa media komputer siap baca.  Sampai akhir tahun 1970-an option input yang paling terkenal adalah keypunch machine yang menciptakan kartu berlubang yang akan di baca oleh card reader (pembaca kartu) khusus. Mesin keypunch bersifat offline, tetapi card reader adalah online.

Penggunaan peralatan keydriven dengan segala jenisnya biasanya dianggap sebagai input bottleneck (kemacetan input), karena rendahnya kecepatan dari telunjuk operator merupakan penghalang untuk memperoleh data dari komputer.

OTOMATISASI DAYA SUMBER

Salah satu cara untuk menghilangkan kemacetan input adalah dengan membaca data secara langsung dari dokumen atau objek input. Istilah source data automation (otomatisasi data sumber) atau SDA menjelaskan cara dokumen atau objek di otomatisasi dengan pencetakan karakter, sehingga dokumen tersebut dapat dibaca oleh komputer. Ada dua teknologi yang digunakan, yaitu :

1.      Alat Pembaca Optis, alat input yang membaca data dengan menyinari suatu sinar terang di atas data dan kemudian menangkap citra yang terpantul pada matriks sel-sel photoelectric. Contoh : Scanner, OCR (Optical Character Recognition), OMR (Optical Mark Reader).

2.      Alat Pembaca Magnetis, alat pembaca yang menggunakan tinta khusus yang berisi zat yang dapat diberi muatan magnet. Contoh : MICR (Magnetic Ink Character Recognition).

REKOGNISI SUARA

Dimungkinkan juga untuk memasukkan perintah dan data ke dalam komputer dengan berbicara melalui microphone yang disambungkan ke voice recognition unit (unit rekognisi suara). Model prototype-nya dibuat pada akhir tahun 1950-an dan di produksi secara masal pada tahun 1970-an. Dua jenis unit rekognisi suara telah dirancang. Pemakai memasukkan vocabulary ke dalam speaker-dependent system dengan cara mengucapkan kata berulang kali. Dengan demikian sistem tersebut disesuaikan dengan suara pembicara. Jenis lain, yaitu speaker-independent system, dapat mengenali suara orang. Rancangannya masih diperbaharui lagi karena perbedaan aksen merupakan hambatan yang sulit teratasi. 

 PERALATAN OUTPUT

Bentuk akhir dari pemrosesan komputer adalah beberapa bentuk output. Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi empat bentuk, yaitu : Tulisan (huruf, angka, symbol khusus) , image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara ,dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form). Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan langsung oleh manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya dari komputer. Peralatan output dapat berupa: Hard-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image pada media keras seperti kertas atau film dan Soft-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik.

Drive device atau driver,  yaitu alat yang digunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti magnetic disk atau magnetic tape. Alat ini berfungsi ganda, sebagai alat output dan juga sebagai alat input. Output bentuk pertama sifatnya adalah permanen dan lebih portable (dapat dilepas dari alat output dan dapat dibawa ke mana-mana). Alat yang umum digunakan untuk ini adalah printer, plotter, dan alat microfilm. Sedangkan output bentuk kedua dapat berupa video display, flat panel, dan speaker. Dan alat output bentuk ketiga yang menggunakan media magnetic disk adalah disk driver, dan yang menggunakan media magnetic tape adalah tape driver.  Peralatan ouput terbagi dari beberapa bagian, diantaranya :

• OUTPUT YANG DITAMPILKAN

Peralatan output yang paling terkenal dengan pemakai akhir adalah display screen (layar tampilan) yang disebut CRT (cathode-ray tube). Kecepatan yang tinggi dari tampilan ini menjadi alasan utama kepopulerannya, CRT dikemas dengan keyboard untuk menghasilkan terminal CRT, yaitu peralatan yang mampu menjalankan input maupun output. Istilah VDT (visual display terminal) dan monitor juga digunakan.

• OUTPUT YANG DICETAK

Kelemahan utama dari layar tampilan adalah ketidakmampuannya untuk menghasilkan kopi pada kertas, yang disebut hard copy. Peralatan output yang disebut printer menghasilkan hard copy. Printer pertama disebut line printer, karena ia mencetak dengan terlalu cepat, sehingga kelihatannya ia sedang mencetak garis pada saat itu.

Teknologi printer karakter yang terkenal adalah dot matrix printer yang mencetak karakter dalam bentuk titik-titik, dan daisy wheel printer yang menggunakan elemen percetakan, ink jet printer yang menyemburkan tetesan tinta pada kertas untuk membentuk bentuk karakter, dan laser printer yang menggunakan sinar laser untuk membuat percikan atau bubuk tinta menempel pada kertas, seperti dalam mesin foto kopi.

Printer dot matrix dan daisy wheel disebut impact printer, karena karakter dicetak oleh elemen pencetakan yang membuat bekas pada pita tinta. Printer ink jet dan laser adalah nonimpact printer. Printer nonimpact memungkinkan kecepatan yang lebih tinggi dan dapat menghasilkan dokumen letter quality.

• OUTPUT GRAFIK

Beberapa pemakai komputer pertama, seperti insinyur dan arsitek perlu untuk menghasilkan output grafik. Peralatan output khusus yang di sebut Plotter dirancang untuk kebutuhan ini. Plotter baik yang disambungkan dengan CPU ataupun beroperasi secara offline, dapat menghasilkan output grafik hitam putih atau berwarna pada ukuran normal atau pada kertas yang besar.

Manajer dapat menggunakan output grafik daalam memecahkan masalah. Selain menghasilkan grafik dalam bentuk hard copy dengan menggunakan plotter atau printer grafik, grafik dapat juga ditampilkan di layar.

E-COMMERCE

Perdagangan elektronik atau e-dagang (bahasa Inggris: Electronic commerce, juga e-commerce) adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis.

Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction processing), pertukaran data elektronik (electronic data interchange /EDI), dll.

E-dagang atau e-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basisdata atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.

E-dagang pertama kali diperkenalkan pada tahun 1994 pada saat pertama kali banner-elektronik dipakai untuk tujuan promosi dan periklanan di suatu halaman-web (website). Menurut Riset Forrester, perdagangan elektronik menghasilkan penjualan seharga AS$12,2 milyar pada 2003. Menurut laporan yang lain pada bulan oktober 2006 yang lalu, pendapatan ritel online yang bersifat non-travel di Amerika Serikat diramalkan akan mencapai seperempat trilyun dolar US pada tahun 2011.

2.1 Perdagangan melalui jaringan elektronik.

Definisi E-Commerce ( Electronic Commerce) : E-commerce merupakan suatu cara berbelanja atau berdagang secara online atau direct selling yang memanfaatkan fasilitas Internet dimana terdapat website yang dapat menyediakan layanan get and deliver
commerce akan merubah semua kegiatan marketing dan juga sekaligus memangkas biayabiaya operasional untuk kegiatan trading (perdagangan). Perkembangan teknologi (tele)komunikasi dan komputer menyebabkan terjadinya perubahan kultur kita sehari-hari. Dalam era yang disebut “information age” ini, media elektronik menjadi salah satu media andalan untuk melakukan komunikasi dan bisnis. E commerce merupakan extensiondari commerce dengan mengeksploitasi media elektronik. Meskipun penggunaan media elektronik ini belum dimengerti, akan tetapi desakan bisnis menyebabkan para pelaku bisnis mau tidak mau harus menggunakan media elektronik ini.

Pendapat yang sangat berlebihan tentang bisnis ‘dotcom’ atau bisnis on-line seolah-olah mampu menggantikan bisnis tradisionalnya (off-line). Kita dapat melakukan order dengen cepat diinternet – dalam orde menit – tetapi proses pengiriman barang justru memakan waktu dan koordinasi yang lebih rumit, bisa memakan waktu mingguan, menurut Softbank;s Rieschel, Internet hanya menyelesaikan 10% dari proses transaksi, sementara 90 % lainnya adalah biaya untuk persiapan infrastruktur back-end, termasuk logistic. Reintiventing dunia bisnis bukan berarti menggantikan system yang ada, tapi justru komplemen dan ekstensi dari system infratruktur perdagangan dan produksi yang ada sebelumnya.

2.1.1. Manfaat Perdagangan melalui jaringan elektronik

Ada banyak manfaat bagi Organisasi, Konsumen, dan Masyarakat luas dalam fasilitas E-commerce melalui internet, antara lain :

1. Bagi Organisasi

• Memperluas pasar hingga mencakup pasar nasional dan pasar global, sehingga perusahaan bisa menjangkau lebih banyak pelanggan, memilih pemasok terbaik, dan menjalin relasi dengan mitra bisnis yang dinilai paling cocok. 
• Menekan biaya menyusun, memproses, mendistribusikan, menyimpan, dan mengakses informasi berbasis kertas.
• Memungkinkan perusahaan mewujudkan bisnis yang sangat terspesialisasi.
• Menekan biaya persediaan dan overhead dengan cara memfasilitasi manajemen rantai nilai bertipe “pull” yang prosesnya berawal dari pesanan pelanggan dan menggunakan pemanufakturan just-in-time.
• Menekan waktu antara pembayaran dan penerimaan produk/jasa.
• Meningkatkan produktivitas karyawan melalui rekayasa ulang proses bisnis.
• Menekan biaya telekomunikasi.

2. Bagi Konsumen

• Memungkinkan konsumen berbelanja atau melakukan transaksi lainnya setiap saat (24 jam).
• Memberikan pilihan produk dan pemasok yang lebih banyak kepada pelanggan.
• Memungkinkan konsumen dalam mendapatkan produk dan jasa yang lebih murah,karena konsumen bisa berbelanja di banyak tempat dan melakukan perbandingan secara cepat.
• Produk yang terdigitalisasi, e-business memungkinkan pengiriman produk secara cepat dan real-time.
• Memungkinkan pelanggan berinteraksi dengan pelanggan lainnyadalam electronik communities dan saling bertukar gagasan dan pengalaman.
• Memungkinkan pelanggan berpartisipasi dalam lelang virtual.

 

3. Bagi Masyarakat luas

• Memungkinkan lebih banyak orang bekerja di rumah.
• Memungkinkan beberapa jenis barang dijual dengan harga murah.

2.1.2. Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik

Menurut survey yang dilakukan oleh CommerceNet http://www.commerce.netpara pembeli/pembelanja belum menaruh kepercayaan kepada e-commerce, mereka tidak dapat menemukan apa yang mereka cari di e-commerce, belum ada cara yang mudah dan sederhana untuk membayar. Di samping itu, surfing di e-commerce belum lancar betul.

Selain banyak memberikan manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik juga sering mengalami banyak kendala, diantaranya :

1. Selain membuahkan hasil, bisnis di internet juga banyak yang rontok, banyak sekali pelaku bisnis di internet yang gulung tikar karena tidak sanggup bersaing dan tidak memiliki inovasi dan kreatifitas. 
2. Banyaknya kriminalitas di internet, seperti card froud (pencurian akses kartu kredit). Hal ini membuat orang konsumen malas berbelanja online. Walaupun sebagian besar toko online menerima pembayaran melalui transfer antar bank. 
3. Budaya orang Indonesia yang merasa tidak nyaman kalo berbelanja hanya dengan melihat katalog produk, tanpa menyentuh, apalagi mencoba-coba. Bayangkan saja, berapa orang ibu-ibu yang pergi ke toko butik, dan menyentuh baju atau tas, lalu coba sana dan coba sini, trus ibu-ibu tersebut bilang sama yang punya toko, “maaf pak, bajunya gak cocok sama saya”. Konon lagi konsumen e-commerce hanya mengandalkan katalog. 
4. Pelanggan e-commerce masih takut ada pencuri kartu kredit, rahasia informasi personal mereka menjadi terbuka, dan kinerja jaringan yang kurang baik. Umumnya pembeli masih belum yakin bahwa akan menguntungkan dengan menyambung ke Internet, mencari situs shopping, menunggu download gambar, mencoba mengerti bagaimana cara memesan sesuatu, dan kemudian harus takut apakah nomor kartu kredit mereka di ambil oleh hacker.

Tampaknya untuk meyakinkan pelanggan ini, e-merchant harus melakukan banyak proses pemandaian pelanggan. Walaupun demikian Gail Grant, kepala lembaga penelitian di CommerceNet http://www.commerce.net/ meramalkan sebagian besar pembeli akan berhasil mengatasi penghalang tersebut setelah beberapa tahun mendatang.
Grant mengatakan jika saja pada halaman Web dapat dibuat label yang memberikan informasi tentang produk dan harganya, akan sangat memudahkan untuk search engine menemukan sebuah produk secara online. Hal tersebut belum terjadi memang karena sebagian besar merchant ingin agar orang menemukan hanya produk mereka tapi bukan kompetitor-nya apalagi jika ternyata harga yang diberikan kompetitor lebih murah.
Untuk sistem bisnis-ke-bisnis, isu yang ada memang tidak sepelik di atas, akan tetapi tetap ada isu-isu serius. Seperti para pengusaha belum punya model yang baik bagaimana cara mensetup situs e-commerce mereka, mereka mengalami kesulitan untuk melakukan sharing antara informasi yang diperoleh online dengan aplikasi bisnis lainnya. Masalah yang barangkali menjadi kendala utama adalah ide untuk sharing informasi bisnis kepada pelanggan dan supplier – hal ini merupakan strategi utama dalam sistem e-commerce bisnis ke bisnis. Kunci utama untuk memecahkan masalah adalah merchant harus menghentikan pemikiran bahwa dengan cara menopangkan diri pada Java applets maka semua masalah akan solved, padahal kenyataannya adalah sebetulnya merchant harus me-restrukturisasi operasi mereka untuk mengambil keuntungan maksimal dari e-commerce. Grant mengatakan, “E-commerce is just like any automation – it amplifies problems with their operation they already had.”

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Perguruan tinggi umumnya membuka jurusan bisnis. Anda dapat mengambil jurusan yang memberikan anda kesempatan karir yang luas. Prinsip yang didapatkan disini dapat diterapkan dalam berbagai system informasi di segala organisasi. Wahana yang kita gunakan adalah model system umum perusahaan. Ia merupakan diagram grafik yang disertai dengan uraian yang menjelaskan semua organisasi dengan cara yang umum, dengan menggunakan kerangka system.

Transisi dari ruang kelas ke perusahaan sering kali merupakan periode yang tidak masuk akal bagi karier seseorang. Pada hari pertama bekerjanya, ia akan bingung. Lingkungan kerja tersebut baru dan berlainan, yaitu ia akan mendapati muka baru, fasilitas baru, dan terminology yang baru pula. Ketika sesuatu kelihatannya sudah dikenal, maka ia dapat dijadikan titik referensi yang memberikan rasa stabilitasnya. Model system umum bisa memberikan titik referensi semacam itu.

Selain memberikan kerangka untuk orientasi, model sistem umum dapat di jadikan standart untuk mengevaluasi perusahaan yang baru. Anda akan mendapatkan elemen dan hubungan tertentu. Model tersebut membantu anda untuk mengidentifikasi bagian perusahaan yang menawarkan kesempatan untuk perbaikan.    

2.1. PENGERTIAN MODEL

Model merupakan alat yang terkenal dalam bisnis. Analisis literatur bisnis selama dua puluh tahun yang lalu menunjukkan peningkatan  yang hampir geometris dalam pembahasan mengenai model. Dengan mengkonsentrasikan pada periode ini, akan terlihat bahwa pembuatan model merupakan inovasi yang baru. Hal ini tidak sepenuhnya benar. Pembuatan model selalu merupakan alat pemecahan masalah yang penting, namun hanya akhir-akhir ini ia diperhatikan oleh para penulis buku bisnis.

Sistem konsep menampilkan sistem fisik. Sebuah model mempunyai fungsi yang sama. Model adalah abstraksi dari sesuatu, ia menampilkan tujuan dan aktivitas yang disebut entity (kesatuan). Kata model biasanya mengacu pada gambaran iklan fashion. Model fashion adalah abstraksi seseorang dalam melihat iklan, yang menempatkan dirinya dalam model itu. Calon pembeli adalah entity.

JENIS-JENIS MODEL

Ada empat jenis dasar dari model, antara lain :

• Model Fisik : Adalah penggambaran tiga dimensi dari kesatuannya. Dalam beberapa hal, model ini berukuran lebih kecil dari pada objek yang diwakilinya. Sebagai contoh adalah mainan anak-anak, seperti boneka dan pesawat terbang mainan, dan prototype rancangan yang digunakan oleh perancang mobil. Beberapa model mempunyai ukuran yang sama seperti entity-nya, dan beberapa diantaranya ada yang lebih besar. Ilmuwan mungkin akan menggunakan model fisik telinga manusia yang lebih besar ketika ia mempelajari masalah penyakit tuli, misalnya. Model fisik dapat memenuhi tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh sesuatu yang nyata; bayi tidak dapat dipakai sebagai cetakan untuk pembuatan boneka, pembuat mobil sangan sulit menggunakan mobil asli untuk pencetakan mobil menurut idenya. Dari keempat model yang ada, model fisik mungkin merupakan model yang mempunyai kegunaan paling sedikit bagi manajer bisnis. Biasanya, manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahami dan menggunakannya dalam pemecahan masalah.
• Model Naratif : Adalah sebuah jenis model yang digunakan manajer tiap hari, yang dianggap sebagai model. Model Naratif menjelaskan entity (kesatuan)-nya dengan kata lisan atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapat memahami entity dari narasi tersebut. Semua komunikasi lisan dan tertulis adalah model naratif, sehingga menjadikannya jenis yang paling populer. Dalam bisnis, informasi tertulis dari komputer dan informasi lisan dari sistem komunikasi informal merupakan contoh dari model naratif ini.
• Model Grafis : Jenis model lain yang tetap dalam penggunaannya adalah model grafis. Model grafis mewakili entity-nya dengan abstraksi garis, symbol dan bentuk. Ia seringkali disertai dengan penjelasan naratif. Model grafis digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan informasi. Banyak laporan tahunan mengenai pemegang saham perusahaan terdiri dari grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk menyampaikan informasi kepada manajer. Keberadaan software grafik khusus untuk mikrokomputer sekarang ini lebih difokuskan perhatiannya pada penggunaan grafik dalam pemecahan masalah. Model grafis juga digunakan dalam perancangan sistem informasi. Banyak dari peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan programmer adalah bersifat grafis. Yang paling terkenal dari model ini adalah flowchart (kartu pencatat masuk keluarnya barang). Simbol flowchart mewakili proses yang akan dilakukan dan juga mewakili file input dan output. Analis sistem dan programmer menggunakan flowchart untuk membantu memahami sistem maupun untuk  
• Model Matematis : Model Matematis digunakan dalam pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point (titik impas) adalah hanya : 

                                         BEP  =   TFC

                                   P-C

Disini TFC adalah total biaya tetap (fixed cost), P adalah harga penjualan per unit, dan C adalah biaya variabel unit (variable cost). Model titik impas hanya menggunakan satu pertanyaan. Beberapa model matematis menggunakan sejumlah persamaan, seringkali sampai ratusan bahkan ribuan. Model perencanaan pendanaan yang dikembangkan oleh Sun Oil Company, selama tahun awal penggunaan MIS, menggunakan sekitar 2.000 persamaan. Dengan menggunakan model yang begitu banyak mengakibatkan mereka menjadi bingung dan sulit menggunakannya. Sekarang ini cenderung digunakan model yang lebih kecil yang hanya dimaksudkan untuk membantu manajer dalam memecahkan masalah khusus.

Karena bahasa matematika bersifat universal, model matematis tidak mengenal wilayah geografi. Siapa saja yang memahami bahasa dan mengetahui arti simbolnya akan dapat mengerti model tersebut. Inilah salah satu kelebihan model matematis. Kelebihan lainnya adalah ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu objek dapat di deskripsikan. Matematika dapat melakukan pengekspresian hubungan dengan lebih banyak dari pada yang dapat dilakukan oleh dua dimensi model grafis atau tiga model fisik. Bagi ahli matematika dan manajer bisnis, yang mengetahui kekompleksan sistem bisnis, kemampuan multidimensional dari model matematis ini merupakan aset yang besar.  

2.2. KONSEP DASAR MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Ada dua macam sistem terbuka, yaitu yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak bisa. Kontrol dapat dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat menjadi sistem. Simpul ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil bagi signal dari sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol kembali ke sistem. Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang menggunakan signal feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan apakah dibutuhkan tindakan pembetulan.

1.  SISTEM SIMPUL TERBUKA 

                                                                                              

Jika sebuah sistem tidak mempunya simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka. Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini. Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah. Jika mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).

 

2.  SISTEM SIMPUL TERTUTUP   

                                                                                   

Sistem simpul tertutup adalah sistem yang mempunyai simpul feedback dan mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan dengan seting yang diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai kebutuhan.

Gambar diatas menunjukan perusahaan bisnis sebagai sistem simpul tertutup. Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

3.  KONTROL MANAJEMEN  

                                                                                     

 Manajemen menerima informasi yang menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen yang memasukkan jenis informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya distribusi, analisis penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan sebagai sebuah sistem adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran dari output merupakan bagian integral dari kontrol sistem. Laporan penjualan dari produk yang cepat laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya disimpan dalam media penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau disket, yang akan digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan. 

Komputer akan memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memisahkan catatan penjualan menurut nomor produk, menggabungkan jumlah penjualan tiap produk, memilahkan catatan produk kedalam urutan menurun, menentukan produk yang berada dalam daftar paling atas (seperti 10 persen diatas), dan mencetak laporan tersebut. Manajer akan memperhatikan laporan tersebut mengenai produk yang mempunyai penjualan terbaik. Manajer kemudian menentukan mengapa produk tersebut baik penjualannya dan menggunakan penemuannya tersebut untuk melakukan peningkatan penjualan produk yang lain. 

Feedback output berguna bagi manajer, namun tambahan tertentu dapat disertakan kedalam model umum untuk membantu menjelaskan sistem fisik. Manajer juga harus mengetahui status dari input dan proses internal. Sebagai contoh, manajer menginginkan informasi yang menjelaskan sejauh mana pemasok memenuhi kebutuhan bahan input terhadap perusahaan, maupun mengenai efisiensi produksi dari operasi manufaktur. Kita harus mengetahui bahwa informasi tidak selalu mengalir secara langsung dari sistem fisik ke manajer. Manajer biasanya keluar dari sistem fisik dan harus mendapat informasi dari beberapa jenis jaringan komunikasi. Kadang-kadang informasi tidak langsung tersedia bagi manajer, namun ia ditempatkan dalam penyimpanan sampai ia diperlukan.

 

4.  PEMROSES INFORMASI

 

Gambar diatas menyertakan tambahan pemroses informasi yang mentranformasikan data menjadi informasi. Pada pembahasan ini kita asumsikan bahwa pemroses informasi adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model sistem umum hanya dapat diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer. Model tersebut hanya dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven dan metode manual.

2.3. PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Arus bahan melalui perusahaan manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan memberikan struktur dasar untuk melakukan analisi terhadap berbagai jenis organisasi.

PENGENALAN PADA SISTEM INFORMASI

2.1. PENTINGNYA MANAJEMEN INFORMASI DALAM PERUSAHAAN

            Minat terhadap manajemen informasi telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak hanya dalam dunia bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola. Dua alasan utama mengenai hal ini adalah: karena meningkatnya kekompleksan tugas manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

2.1.1.   Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen

            Manajemen selalu merupakan tugas yang sulit, bahkan sekarang ini ia lebih sulit dibandingkan sebelumnya. Semua perusahaan yang termasuk dalam ekonomi internasional, teknologi bisnisnya akan menjadi lebih kompleks, kerangka watu untuk menetapkan keputusan juga makin rumit, dan terdapat pula tekanan baik dari pesaing dan masyarakat.

2.1.1.1.Pengaruh ekonomi internasional

            Perusahaan dengan berbagai ukuran, sekarang ini menjadi subjek bagi pengaruh ekonomi yang datang dari mana saja di seluruh dunia ini. Hal ini dapat dilihat dalam pengaruh pada nilai dollar US dalam perbandingannya dengan nilai mata uang asing yang mempunyai keseimbangan impor dan ekspor.

2.1.1.2.Meningkatnya kekompleksan teknologi

            Kita dapat melihat contoh teknologi dalam bisnis setiap hari, yaitu bar code scanner yang ada pada supermarket, sistem reservasi pelabuhan udara yang menggunakan komputer, mesin teller otomatis, dan closed-circuit television dalam garasi parker. Terdapat banyak pula teknologi di balik layar yang tidak dapat kita lihat, misalnya robot yang digunakan dalam pabrik dan penyimpanan data pembelian otomatis, serta peralatan pendukung. Perusahaan menginvestasikan teknologi ini agar dapat bekerja maksimal dengan pengeluaran yang sedikit. Ia juga mengantisipasi tingkat pelayanan yang baik dengan karyawan yang sedikit. Statistik menunjukkan bahwa keinginan ini telah terpenuhi.

2.1.1.3.Penyusutan kerangka waktu

            Manajer harus bertindak secara cepat untuk merespon tekanan dari pelanggan, pesaing, dan pengendali stok. Setiap jengkal operasi bisnis bergerak dengan cepat sekarang ini daripada yang terjadi sebelumnya. Perwakilan penjualan (sales representative) melingkup ke seluruh wilayahnya dengan menggunakan jet, pesanan penjualan ditransmisikan ke kantor pusat melalui satelit, dan pengiriman pesanan disampaikan pada hari itu juga.

2.1.1.4.Tekanan pesaing

            Keinginan untuk beroperasi dengan cara yang paling efisien telah diperkuat dengan meningkatnya persaingan untuk mendapatkan dollar dari para pelanggan. Tekanan bukan saja berasal dari perusahaan domestik, namun juga oleh perusahaan di luar negeri. Pemerintah Amerika Serikat telah mengatur untuk membebankan tarif masuk untuk barang impor dari Negara tertentu (seperti sepeda motor dari jepang) dalam usahanya melindungi perusahaan dalam negeri yang mempunyai pasar yang sama dalam produk tersebut.

2.1.1.5.Tekanan sosial

            Tidak semua tekanan yang bersifat lingkungan merupakan cirri dari produksi, namun secara ironis, non-produksi pun mengakibatkan tekanan yang bersifat lingkungan. Hal ini benar dalam kasus adanya ketidaksenangan dari masyarakat yang tidak menginginkan adanya produk atau jasa tertentu. Keputusan harus didasarkan pada faktor ekonomi, demikian pula harus mempertimbangkan biaya sosial dan pembayaran gaji. Perencanaan perluasan, produk baru tempat penjualan baru, dan tindakan lain yang mempengaruhi masyarakat local dan internasional harus dipertimbangkan agar tidak berdampak buruk pada jangka waktu yang pendek maupun jangka panjang.

2.1.2.   Keberadaan alat untuk memecahkan persoalan

            Sementara tugas manajer menjadi lebih kompleks, ada usaha untuk meningkatkan efektifitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kwantitatif dan peralatan elektronik, seperti computer. Selama tahun 1950-an, metematika tingkat lanjut digunakan untuk memecahkan masalah bisnis, biasanya dalam bidang manufaktur. Usaha awal ini disebut Operation Research (OR). Selama tahun 1960-an, istilah management science dikenal sebagai metode kwantitatif yang diterapkan dalam skala luas, misalnya dalam bidang keuangan dan marketing. Bertambahnya popularitas komputer pada akhir tahun 1960-an dan 1970-an menyebabkan adanya usaha untuk memanfaatkan peralatan elektronik ini untuk penghitungan matematika. Sekarang, manajer dapat mengakses komputer sentral dari terminal seperti mesin ketik. Di beberapa perusahaan, para manajer mempunyai mikrokomputer sendiri atau micros. Biasanya, micros ini di sambungkan ke komputer sentral untuk membentuk jaringan pemecahan masalah yang terpadu.   

2.2.      PERANAN MANAJER DALAM PENGELOLAAN MANAJEMEN INFORMASI

            Manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengarahkan penggunaan segala jenis sumber. Sumber tersebut dapat berupa uang, peralatan, uang, bahkan informasi. Definisi luas semacam itu mencangkup orang yang biasanya tidak dianggap sebagai manajer, yaitu pastor, pimpinan band, senator, dan 83 pelatih tim atletik.

2.2.1.   Keterampilan manajemen

            Ada banyak keterampilan yang bias disebutkan yang harus dipunyai oleh seorang manajer yang berhasil, namun dua diantaranya yang dianggap paling dasar adalah komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer pada semua tingkatan dan dalam semua area fungsional akan berkomunikasi dengan orang yang memberikan laporan kepadanya, dengan manajer lain, dan dengan orang di luar organisasi. Manajer tersebut juga harus memecahkan masalah dengan membuat perubahan terhadap operasi perusahaan, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungannya yang telah berubah. Komputer dapat digunakan oleh para manajer untuk meningkatkan keterampilannya baik dalam berkomunikasi dan memecahkan masalah.

2.2.1.1.Komunikasi

            Manajer menerima dan mentransmisikan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Komunikasi lisan atau oral communication terjadi dalam pertemuan terjadwal maupun tidak terjadwal yang terjadi sewaktu melakukan pemeriksaan dan selama percakapan dalam telepon. Kejadian komunikasi lisan ini dapat pula melibatkan makanan dan aktifitas sosial. Komunikasi tertulis atau written communication mencakup laporan, memo, surat, dan majalah. Semua media harus ada bagi manajer, dan semuanya digunakan untuk beberapa tingkatan. Namun demikian, tiap manajer harus mempunyai preferensi atau pilihan sendiri. Seorang manajer bisa memilih percakapan malalui telepon dan melalui laporan komputer, dan manajer lain mungkin akan menggunakan cara yang berbeda. Seorang manajer harus menggabungkan media komunikasi untuk menyesuaikan model manajemennya.

2.2.1.2.Pemecahan masalah

            Istilah pemecahan masalah atau problem solving mempunyai arti bahwa sesuatu yang tidak beres terjadi atau akan terjadi pada organisasi. Manajer bertindak untuk meminimalkan pengaruh yang akan merugikan itu atau memastikan bahwa masalah yang sama tidak akan terjadi lagi. Istilah tersebut juga mencakup sikap manajerial yang dimaksudkan pada kapitalisasi kesempatan atau opportunity. Manajer tidak boleh mengurangi perhatiannya kepada sesuatu yang berjalan tidak benar. Ia harus berusaha untuk memaksimalkan manfaat dari sesuatu yang telah bekerja secara benar.

            Manajer akan membuat keputusan selama proses pemecahan masalah. Pengambilan keputusan atau Decision making adalah tindakan pemilihan alternatif tindakan. Biasanya, diperlukan untuk membuat beberapa keputusan untuk menyelesaikan satu masalah.

2.2.1.3.Pemahaman komputer

            Komputer adalah peralatan yang dapat mendukung komunikasi maupun pengambilan keputusan. Manajer dapat memperoleh hasil yang terbaik dari komputer bila alat ini dapat ia pahami. Istilah pemahaman komputer atau computer literacy diciptakan untuk menampilkan pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk melakukan fungsi pada masa kini.

            Kebanyakan orang yang terlibat dalam lingkup manajemen sekarang ini, sebelumnya telah mempelajari komputer. Manajer yang demikian ini akan dapat bekerja dengan staf bagian komputer dalam suatu perusahaan untuk secara bersama-sama mengembangkan pemecahan persoalan yang berdasarkan komputer. Pada berbagai instansi, manajernya dapat bekerja sendiri.

            Tidak semua perusahaan mempunyai staf manajemen yang mempunyai pengetahuan tentang komputer, tapi banyak juga yang mempunyainya. Nampaknya, ukuran besar kecilnya perusahaan bukanlah merupakan faktor yang menentukan. Beberapa perusahaan kecil dengan kepemimpinan yang progresif telah menggunakan komputer dengan sangat efektif.

2.2.1.4.Pemahaman informasi

            Selain mempunyai pemahaman terhadap komputer, manajer modern harus pula  memahami cara menggunakan informasi dalam manajemen. Pengetahuan ini di istilahkan dengan pemahaman informasi atau information literacy dan membangun pada pemahaman komputer. Pemahaman informasi meliputi pemahaman kelebihan dan kelemahan metode yang menggunakan komputer dan yang tidak menggunakannya pada waktu metode ini diterapkan terhadap masalah bisnis. Ia juga mencakup pemahaman cara penggunaan informasi pada tiap langkah dalam proses pemecahan masalah.

            Seseorang dapat mencapai pemahaman komputer dengan mengikuti kuliah pengenalan komputer. Pemahaman dasar ini dapat dikembangkan dengan kursus tambahan atau dengan pengalaman.

2.2.2.   Manajer dan sistem perusahaan

            Orientasi sistem atau system orientation sering diasosiasikan dengan manajemen modern. Dalam melakukan orientasi semacam itu, manajer harus melihat perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit fungsional yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Unit dipadukan oleh masuknya sumber, seperti materi dan informasi, dan keberadaan tiap unit tergantung pada unit yang lain.

            Untuk melengkapi orientasi sistem ini, manajer harus mengetahui kepentingan lingkungan perusahaan. Perusahaan tidak hanya melihat pada lingkungan yang memberikan sumber kehidupannya, namun ia juga harus memberikan konstribusi ke lingkungan tersebut.

            Dengan menganggap operasi bisnis sebagai sistem yang terpadu dengan seting lingkungan yang lebih luas, berarti ini merupakan cara pemikiran yang abstrak. Namun, hal ini akan berguna bagi manajer. Ia akan mencegah manajer tersesat dalam detail pekerjaannya dan ia menekankan adanya kepastian bahwa semua bagian organisasi telah bekerja secara bersama-sama.

2.2.2.1 Arti Sistem

            Ketika kata sistem digunakan dalam hubungannya dengan operasi bisnis, maka ia mengacu pada kelompok elemen yang dipadukan untuk tujuan bersama dalam mencapai beberapa tujuan.

            Kelompok elemen (Group of Elements). Sebuah sistem harus mempunyai dari satu elemen. Batu cadas, misalnya, bukanlah merupakan sebuah sistem. Namun demikian, ia bisa menjadi bagian dari sebuah sistem, seperti tembok.

            Elemen terpadu (Integrated Elements). Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis. Sistem mekanik dapat dengan mudah memenuhi persyartan ini. Sebagai contoh, jam, mobil, sepeda, dan VCR dirancang untuk melakukan kerja tertentu, dan semua bagian berfungsi sebagai sistem tunggal.

            Banyak orang berpendapat bahwa elemen dari suatu sistem harus berfungsi secara singkron yang sempurna. Walaupun hal ini dikehendaki, namun tidak penting. Jam tangan yang tidak menunjukan waktu dengan tepat masih disebut sistem, walaupun ia merupakan sistem yang jelek.

            Maksud bersama untuk mencapai tujuan (Common purpose to achievean objectives). Sebuah sistem dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan sistem, dan bukan untuk tujuan sistem, dan bukan untuk tujuan masing-masing elemen tersebut. Sistem mekanik dirancang untuk mencapai operasi terkoordinasi semacam itu. Sistem yang terdiri dari manusia, seperti pekerja dalam suatu kantor, mempunyai koordinasi yang kurang terbangun. Manajer dari sistem manusia semacam itu harus selalu memotivasi elemen manusia tersebut agar dapat terkoordinasi, sehingga tujuan sistem dapat tercapai.   

     

2.2.2.2.Elemen Sistem

            Elemen dari suatu sistem bersifat terpadu. Dalam pandangan ini, sistem mentransformasikan input menjadi output. Mekanisme kontrol memonitor sistem dan mengatur operasinya, sehingga proses transformasi dapat berjalan dengan baik.

            Bila pengaturan elemen ini digunakan untuk menjelaskan sistem pemanasan , misalnya, maka input bahan bakarnya, seperti gas alam dan batubara. Proses pemanasan mengubah bentuk bahan bakar ini menjadi panas, yaitu out put. Mekanisme kontrolnya adalah thermostat, yang dapat disusun pada tingkat penampilan yang dikehendaki.

2.2.2.3. Arti Subsistem

            Subsistem (Subsystem) adalah sistem yang ada dalam sistem yang lebih besar. Hal ini berarti bahwa sistem berada pada beberapa tingkat.

            Mobil adalah sistem yang disusun dari beberapa sistem cabang, seperti sistem mesin, sistem body, dan sistem kerangka. Tiap-tiap sistem ini disusun dari sistem tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem bahan bakar, dan sebagainya. Sistem ini mungkin masih dapat dibagi kedalam sistem tingkat yang lebih rendah lagi atau terbagi atas bagian elemen. Oleh karena itu, bagian dari sistem dapat berupa sistem tingkat yang lebih rendah ataupun bagian elemen.

2.2.2.4.Arti Supersistem

            Jika suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, maka sistem yang lebih besar tersebut dinamakan supersistem. Sebagai contoh, internal revenue service adalah sebuah sistem, namun ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, yaitu pemerintah federal. Dalam hal ini pemerintah federal supersistem.

2.2.2.5.Sistem Bisnis

            Organisasi yang dikelola oleh manajer mungkin mempunyai tujuan keuntungan (profit), atau mungkin bersifat tidak mencari keuntungan (nonprofit). Juga, ia dapat bersifat (swasta), dalam hal kerja sama atau kepemilikannya, atau bersifat umum (public), bila ia merupakan unit pemerintah.

            Tanggung jawab utama manajer adalah untuk menjamin bahwa perusahaan akan mencapai tujuannya. Usaha ditujukan untuk menjadikan semua bagian dari perusahaan tersebut bekerja sama seperti yang harus dilakukannya. Manajer merupakan elemen kontrol dalam sistem, yang menjaga sistem tersebut agar bergerak ke tujuan.

            Sebagaimana halnya semua sistem, sistem dari suatu firma berada dalam satu atau lebih sistem yang mempunyai lingkungan lebih besar atau supersistem. Jika firma tersebut adalah bank, misalnya, maka ia merupakan bagian dari komunitas keuangan. Ia juga merupakan bagian dari komunitas keuangan.

            Sistem firma tersebut juga mencakup sistem yang lebih kecil atau subsistem. Subsistem dari bank, seperti bagian tabungan, deposito (checking account), dan bagian pinjaman. Walaupun masing-masing susistem ini mempunyai tujuan sendiri, namun tujuan tambahan atau cabang tersebut mendukung dan memberikan kontribusi terhadap tujuan keseluruhan dari firma (bank) tersebut.