ELIMENT SPI

A. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah:

• Filosofi dan gaya operasi manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya, menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan. Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan. Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen.

• Struktur Organisasi

Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)

• Dewan komisaris dan Audit Komite

Dewan komisaris merupakan penghubung antara manajemen dengan pemilik, bertugas untuk mengendalikan manajemen. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris, jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris.

Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan. Komite ini independen terhadap manajemen, dan biasanya dibebani dengan keseluruhan tanggung jawab laporan keuangan, ketaatan terhadap hukum, dan peraturan yang ada. Agar efektif komite ini berkomunikasi dengan audit intern dan ekstern. Audit intern melapor ke komite audit untuk memastikan independensinya terhadap manajemen.

• Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.

• Metode pengendalian manajemen

teknik-teknik yang digunakan manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan operasi kepada bawahan dan untuk evaluasi hasilnya. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

• Berfungsinya audit intern

Audit intern berfungsi, memonitor dan mengevaluasi pengendalian secara menerus. Tujuan dari fungsi audit intern adalah membantu manajemen dalam menganalisis dan menilai aktivitas system sebagai berikut:

- Sistem informasi organisasi

- Struktur pengendalian intern organisasi

- Ketaatan terhadap kebijakan, prosedur & rencana operasi

- Kualitas kinerja karyawan

• Kebijakan dan praktik kepegawaian

Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

• Pengaruh Ekstern

Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

B. Sistem Akuntansi

Terdiri dari metode dan catatan catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggung jawaban aktiva dan kewajiban yang berkaitan. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi keuangan dan bahkan juga menghhasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi.

Beberapa istilah pada system akuntansi, yaitu:

• Dokumentasi sistem akuntansi, prosedur-prosedur akuntansi harus dirancang didalam pedoman sistem dan prosedur akuntansi sehingga kebijakan instruksi-instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterapkan secara seragam.

• Telusuran audit, digunakan dalam konsep auditor, eksternal yang dibutuhkan opininya terhadap laporan keuangan perusahaan. Adanya telusuran audit/jejak audit auditor boleh yakin bahwa SIA dan laporan keuanganyang dihasilkan adalah layak.

C. Prosedur Pengendalian

Merupakan kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai. Prosedur pengendalian dapat dikategorikan sesuai dengan pengendalian akuntansi intern yang dirancang untuk menjaga kekayaan perusahaan dan kelayakan laporan keuangan.

Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :

1. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.

2. Pembagian tugas.

3. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.

4. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.

5. Pengecekan independen terhadap kinerja.

Sumber : http://estumahargi.blogspot.com/2011/11/elemen-elemen-struktur-pengendalian.html

 http://syarifhidayat21.blogspot.com/2013/01/elemen-elemen-struktur-pengendalian.html

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang tepat dan akurat, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Pengendalian intern dirancang untuk:
- Keefektifan dan efisiensi dari operasi.
- Keandalan pelaporan keuangan.
- Ketaatan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku.
- Menjaga kekayaan suatu organisasi.



Tujuan Pengendalian tersebut sangat sulit dicapai karena:

1. Perubahan-perubahan sangat cepat yang dihadapi perusahaan modern.
2. Risiko-risiko yang semakin banyak dihadapi suatu entitas.
3. Penggunaan teknologi komputer yang membutuhkan pengendalian tambahan dalam struktur pengendaliannya.
4. Faktor-faktor manusia, dimana pengendalian diterapkan melalui manusia.

Terdapat 5 Elemen Struktur Pengendalian Intern adalah sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajmene di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

2. Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

3. Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

4. Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

5. Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).




 http://syarifhidayat21.blogspot.com/2013/01/struktur-pengendalian-intern.html

HAMBATAN PASIF & CONTOHNYA

Hambatan pasif adalah hambatan yang disebabkan secara tidak sengaja.

hambatan pasif mencakup:

-kesalahan-kesalahan system,

-termasuk gangguan alam, seperti gempa bumi, banjir, kebakaran, dan badai. 

Kerentanan adalah kelemahan dalam system, dan hambatan (ancaman) adalah eksploitasi potensial dari kerentanan.

Hambatan pasif mencakup kesalahan-kesalahan system, termasuk gangguan alam, seperti gempa bumi, banjir, kebakaran, dan badai.

Hambatan-hambatan pasif juga meliputi masalah-masalah seperti gangguan pada tenaga dan perangkat keras. Pengendalian pada hambatan-hambatan semacam itu dapat bersifat preventif maupun korelatif.

Toleransi kesalahan dalam hal kegagalan sumber tenaga dilakukan dengan membuat pasokan uninterruptable power supply (UPS). Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan pada hambatan pasif yaitu pada perangkat keras dapat dilakukan dengan cara full backup data.

Sumber: http://zetzu.blogspot.com/2010/10/kerentanan-dan-hambatan-hambatan.html

HAMBATAN PASIF & CONTOHNYA

Hambatan pasif adalah hambatan yang disebabkan secara tidak sengaja. hambatan pasif mencakup: -kesalahan-kesalahan system, -termasuk gangguan alam, seperti gempa bumi, banjir, kebakaran, dan badai. Kerentanan adalah kelemahan dalam system, dan hambatan (ancaman) adalah eksploitasi potensial dari kerentanan. Hambatan pasif mencakup kesalahan-kesalahan system, termasuk gangguan alam, seperti gempa bumi, banjir, kebakaran, dan badai. Hambatan-hambatan pasif juga meliputi masalah-masalah seperti gangguan pada tenaga dan perangkat keras. Pengendalian pada hambatan-hambatan semacam itu dapat bersifat preventif maupun korelatif. Toleransi kesalahan dalam hal kegagalan sumber tenaga dilakukan dengan membuat pasokan uninterruptable power supply (UPS). Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan pada hambatan pasif yaitu pada perangkat keras dapat dilakukan dengan cara full backup data. Sumber: http://zetzu.blogspot.com/2010/10/kerentanan-dan-hambatan-hambatan.html

KERENTANAN SISTEM

Kerentanan adalah kelemahan dalam sistem, Kerentanan dan Penyalahgunaan sistem ketika sejumlah data penting dalam bentuk digital, maka data tersebut rentan terhadap berbagai jenis ancaman, dari pada data yang tersimpan secara manual. ancaman-ancaman tersebut bisa saja berasal dari faktor teknis, organisasi, dan lingkungan yang diperparah oleh akibat keputusan manajemen yang buruk

Beberapa ancaman dan gangguan yang mungkin terjadi dan berpengaruh terhadap sistem informasi, adalah sebagai berikut:

1. Kerusakan perangkat keras.

2. Perangkat lunak tidak berfungsi.

3. Tindakan-tindakan personal.

4. Penetrasi akses ke terminal.

5. Pencurian data atau peralatan.

6. Kebakaran.

7. Permasalahan listrik.

8. Kesalahan-kesalahan pengguna.

9. Program berubah.

10. Permasalahan-permasalahan telekomunikasi.

http://tulisansegar.blogspot.com/2012/11/kerentanan-sistem.html

KEDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

Salah satu tujuan CBIS adalah untuk member dukungan kepada manajer dalam mengontrol area operasinya. Namun, walaupun CBIS dilengkapi dengan kontrol, ia sendiri pun harus dikontrol. Manajer melakukan kontrol atas pekerjaan team proyek selama fase desain dan implementasi. Bila CBIS telah dioperasikan maka penampilannya harus dikontrol dengan seksama.

Kita telah mengetahui adanya kriminal komputer – yaitu bagaimana seseorang menggelapkan ribuan dolar dari bank dengan cara mengakses database komputer. Kita juga pernah mendengar tentang pecandu komputer yang disebut hackers, yang menyebarkan virus yang dapat merusak data dan program. Tindakan tersebut berkecenderungan mengancam organisasi dan sumber informasinya, seperti halnya terkena musibah yang tak dikehendaki, mislnya kebakaran atau bencana alam.

Manajemen melakukan control untuk mencegah terjadinya malapetaka tersebut atau mengurangi dampak yang diakibatkannya. Hanya dengan mengembangkan CBIS yang terkontrol secara baik manajer dapat memiliki kepercayaan mengenai inputnya. 

2.2. HUBUNGAN KONTROL DENGAN KEAMANAN

Definisi keamanan adalah proteksi atau perlindungan atas sumber-sumber fisik dan konseptual dari bahaya alam dan manusia. Walaupun penembusan terhadap keamanan data dan informasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk, kehilangan bisa saja disengaja atau tidak disengaja, dan ia dapat berakibat terjadinya pemodifikasian, kerusakan, atau penyingkapan yang tak dikehendaki.

Penembusan terhadap keamanan data dan informasi yang tak disengaja merupakan ancaman yang lebih besar daripada dilakukannya dengan sengaja. Tindakan yang disengaja biasanya dapat diketahui, namun yang tidak disengaja lebih banyak mengakibatkan kerusakan.

PROPERTI SISTEM YANG MEMBERIKAN KEAMANAN

Jika sistem informasi ingin selalu menjaga keamanan isinya, maka ia harus memiliki tiga properti, yaitu integritas, audibilitas (kemampuan dapat terdengar), dan daya kontrol.

Integritas. Sistem akan mempunyai integritas jika ia berjalan seperti apa yang diharapkan. Perancang sistem berusaha untuk mengembangkan sistem yang mempunyai integritas fungsional, yaitu kemampuan untuk melanjutkan operasi walaupun bila salah satu atau lebih dari komponennya tidak berjalan. Contoh yang tepat adalah jaringan pemrosesan distribusi, yang tetap melanjutkan fungsinya walaupun salah satu prosesornya tidak dapat digunakan lagi.

Audibilitas. Bila sistem mempunyai audibilitas maka mudah bagi seseorang untuk memeriksa, memverifikasi, atau mendemontrasikan penampilannya. Orang-orang yang mempunyai ketergantungan kepada unit pelayanan informasi, misalnya kepada auditor internal dan eksternal, untuk melakukan audit. Agar sistem bersifat audibel, ia harus lulus dalam pengujian daya penghitungan dan visibilitas. Account-ability (daya penghitungan) berarti bahwa tanggung jawab untuk tiap hal yang terjadi dalam sistem harus dapat ditelusuri sendirian. Visibility (visibilitas) berarti bahwa penampilan yang tidak dapat diterima dapat diketahui oleh manajer sistem. Sebagai contoh, subsistem CBIS bersifat audibel bila dokumentasi mengidentifikasi orang-orang yang mengembangkannya, dan program tersebut menyertakan pengecekan kesalahan yang diperlukan.

Berdaya kontrol. Manajemen dapat melakukan pengerahan atau penghambatan pengaruh terhadap sistem bila sistem tersebut berdaya kontrol. Teknik yang efektif untuk mendapatkan daya kontrol sistem ini adalah dengan membagi sistem menjadi subsistem yang menangani transaksi secara terpisah. Penembusan keamanan pada salah satu subsistem tidak akan mempengaruhi keseluruhan sistem. Sebagai contoh, Salah satu subsistem dalam bank digunakan untuk membuka account. Subsistem pertama mengontrol yang kedua untuk mencegah manipulasi dana yang tidak diinginkan, misalnya seseorang yang membuka account dengan nama dari pemilik account tadi dan secara ilegal mentransfer dana tersebut ke dalamnya dari account yang lain.

Oleh karenanya, manajer melakukan pengamanan sistem informasi dengan cara mengembangkan sistem yang memberikan integritas, audibilitas, dan daya kontrol.    

2.3. TUGAS PENGENDALIAN DALAM SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Kontrol CBIS mencakup semua fase siklus hidup. Selama siklus hidup, kontrol dapat dibagi menjadi kontrol-kontrol yang berhubungan dengan pengembangan, desain, dan operasi.

Kontrol pengembangan sistem memastikan bahwa perencanaan, analisis dan desain, dan implementasi berjalan sesuai dengan rencana. Selagi CBIS dikembangkan, manajemen memastikan bahwa desain tersebut dapat meminimalkan adanya peluang kesalahan, mendeteksi kesalahan ketika desain dibuat, dan mengkoreksi kesalahan reentry. Ini adalah kontrol desain dan ia dapat dicapai dengan software maupun dengan hardware. Bila CBIS telah diimplementasikan, kontrol operasi akan menjaga integritas sistem. Contoh dari operasi adalah pembagian tugas diantara personel operasi untuk mencegah persekongkolan. Kontrol operasi didelegasikan kepada manajer operasi komputer.

METODE MENDAPATKAN DAN MEMELIHARA KONTROL

Manajemen dapat melakukan kontrol dengan tiga cara dasar, seperti :

• Manajemen dapat melakukan kontrol langsung yaitu mengevaluasi kemajuan dan penampilan serta menentukan tindakan koreksi apa yang harus dilakukan. Cara ini memerlukan pemahaman komputer secara canggih.  
• Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO. CIO bertanggung jawab dalam pengembangan CBIS yang dapat memenuhi kebutuhan manajer dan menjaga operasional CBIS.  
• Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya melalui pihak ketiga, misalnya auditor internal atau eksternal. Spesialis ini memberikan tingkat pemahaman komputer yang tidak dimiliki manajer.

2.3.1. KONTROL PROSES PENGEMBANGAN

Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai. Berikut ini adalah tujuh contoh mengenai kontrol pengembangan dan point dalam siklus hidup tempat diterapkan pengontrolan ini :

1. Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan  dengan cara membentuk komite MIS, yang mendefinisikan tujuan dan kendala, dan dengan mekanisme pengontrolan proyek.  
2. Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS dengan cara mengidentifikasi keperluan informasi pada permulaan fase analisis dan desain. 
3. Manajemen menentukan kriteria penampilan yang akan digunakan dalam pengevaluasian operasi CBIS.  
4. Manajemen dari bagian pelayanan informasi menyusun desain dan standart operasi CBIS yang digunakan sebagai pedoman bagi pelayanan informasi mengenai penampilan yang dapat diterima. Pelayanan informasi mengganti pedoman tersebut menjadi standart manual.  
5. Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima, yang menentukan persyaratan untuk tiap program komputer yang bisa disetujui. Persetujuan ini diperlukan sebelum program dimasukkan ke dalam perpustakaan software.  
6. Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.  
7. Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur ini disetujui oleh manajemen.

Dengan cara tersebut, manajemen dapat mengontrol CBIS selagi ia berevolusi sepanjang fase siklus hidupnya. Manajemen menentukan apa yang dibutuhkan dan kemudian menindaklanjutinya untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

2.3.2. KONTROL DESAIN SISTEM

Selama fase desain dan analisis dari siklus hidup, analis sistem, DBA, dan manajer jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam desain sistem. Selama fase implementasi programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam sistem. Kontrol desain ini akan mempengaruhi penampilan CBIS bila ia telah dioperasikan.

Beberapa subsistem dari CBIS memerlukan tingkat kontrol yang lebih tinggi daripada yang lain. Umumnya sistem yang ada kaitannya dengan uang memerlukan kontrol yang ketat. Perusahaan tidak boleh melakukan kesalahan dalam menghitung cek gaji pekerja dan cek pembayaran kepada pemasok. Sebaliknya subsistem non moneter seperti laporan statistik penjualan masih dapat digunakan walaupun ia berisi kesalahan yang tidak pokok.

Perlu diingat bahwa kontrol sistem membutuhkan biaya asosiasi. Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko dan estimasinya sulit dibuat. Sebagai contoh, berapa nilai kontrol yang dapat mengurangi resiko pembuatan cek yang jelek ? Anda dapat menghitung jumlah uang perusahaan yang hilang jika jumlah tersebut terlalu tinggi, namun anda hanya dapat menghitung hilangnya harapan apabila jumlah uang tersebut terlalu kecil.  

2.3.2.1. MATRIKS RESIKO DAN KONTROL

Walaupun pengukurannya sulit, analis sistem harus memberitahu pemakai mengenai point dalam sistem yang mungkin dapat terjadi kesalahan dan memberitahu kepadanya mengenai konsekuensi kesalahan tersebut. Metode yang baik untuk menyampaikan informasi ini adalah matriks resiko. Resiko-resiko tersebut di daftar di bagian atas dan komponen sistem didaftar menurun disebelah kiri. Sebagai contoh, resiko-resikonya telah dikategorisasikan sebagai data tak lengkap, data tak akurat, dan transaksi gelap. Contoh resiko yang dapat terjadi pada setiap sistem dimasukkan dalam sel.

Matriks lain yang disebut matriks kontrol dapat digunakan untuk menyesuaikan kontrol desain terhadap resiko. Analis sistem menggunakan matriks kontrol untuk bukti visual bahwa tiap resiko yang diidentifikasi telah ditangani.  

2.3.2.2. AREA DARI KONTROL DESAIN SISTEM

Dalam beberapa hal setiap subsistem CBIS mempunyai keunikan tersendiri. Namun kita dapat secara sama menggambarkan setiap subsistem tersebut menurut elemen-elemen dasarnya, pertimbangan kontrol akan didasarkan pada tiap elemennya tersebut.

Elemen pertama digunakan untuk transaction origination (permulaan transaksi). Prosedurnya melibatkan perekaman satu elemen data atau lebih pada dokumen sumber. Dokumen tersebut misalnya bisa berupa form pesanan penjualan atau kartu petunjuk waktu penggajian. Permulaan (origination) ini adalah diluar peralatan komputer dan tidak dapat dilakukan dengan pemrosesan komputer.

Setelah transaksi diawali ia diubah kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh computer, dengan prosesnya disebut transaction entry (entri transaksi). Peralatan entry bersifat online, seperti keyboard mikro atau terminal mainframe, atau peralatan tersebut bisa bersifat offline, seperti unit key-to-tape atau key-to-disk.

Beberapa sistem menyertakan elemen komunikasi data. Dalam sistem yang lain data entry transaksi langsung masuk kedalam komputer untuk pemrosesan. Bila data telah berada dalam penyimpanan komputer, ia diproses oleh program yang berada dalam perpustakaan software. Pemrosesan komputer ini bisa melibatkan data yang sedang dimasukkan ke dalam atau yang diambil dari database. Bila pemrosesan ini telah selesai output komputer akan dihasilkan dalam bentuk data atau informasi.

2.3.2.3. PERMULAAN TRANSAKSI

Jumlah dan macam kontrol yang dibangun kedalam tiap elemen tergantung pada resiko yang akan dikurangi dan biaya kontrol.

Permulaan dokumentasi sumber. Kontrol dimulai pada waktu dokumentasi sumber mulai dilakukan. Kontrol ini berkaitan dengan prosedur untuk (1) perancangan dokumentasi sumber, (2) pemerolehan dokumen, dan (3) keamanan dokumen sebelum ia digunakan.

Kewenangan. Kontrol kewenangan menjelaskan bagaimana entri data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa. Kontrol seperti itu dapat dilakukan dengan membuat prosedur tertulis dengan melibatkan beberapa orang dalam pembuatan tiap dokumen, dengan menetapkan limit atau batasan persetujuan mengenai transaksi tertentu dan dengan memperoleh tanda tangan persetujuan.

Pembuatan input komputer. Kontrol ini menetapkan cara pengidentifikasian record input yang ditemukan salah dan cara untuk memastikan bahwa semua data input diproses. Contoh kontrol jenis ini adalah log transaksi yang berfungsi sebagai record transaksi yang akan diproses dan mengontrol keseluruhan batch dari dokumen sumber. Total dan keseluruhan batch diakumulasikan dengan menggunakan kalkulator meja pada jumlah dokumen dan field alternatif.

Penanganan kesalahan. Kontrol penanganan kesalahan memberikan cara sistematis untuk mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yang telah dikoreksi tersebut kedalam reentry. Setiap elemen subsistem dasar (yang jumlahnya lima tersebut) mempunyai area penanganan kesalahan yang sama.

Penyimpanan dokumen sumber. Kontrol penyimpanan dokumen sumber menentukan bagaimana dokumen akan disimpan setelah digunakan dan dalam kondisi yang bagaimana ia dapat dikeluarkan dari penyimpanannya. 

2.3.2.4. ENTRI TRANSAKSI

Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Elemen subsistem ini dapat dibagi menjadi empat area kontrol, antara lain :

Entri data. Kontrol atas entri data dapat dilakukan dengan proses offline ataupun online. Kontrol ini berada dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan inputnya sendiri. Peralatan tersebut harus ditempatkan dekat dengan point permulaan transaksi agar penundaan entri dapat dikurangi. Juga, harus dilakukan penangkapan input pada media yang dapat dibaca oleh komputer, seperti tape kaset atau disket.

Verifikasi data. Setelah data dicatat maka ia di cek untuk keakuratannya. Ada dua cara pokok untuk melakukan verifikasi data, yaitu pemasukan (key) dan penglihatan (sight). Dalam key verification (verifikasi pemasukan) data dimasukkan ke dalam sistem dua kali, utamanya oleh dua operator yang berlainan. Software kemudian membandingkan dua input tersebut dan memberikan signal atau tanda bila keduanya tidak tepat sama. Dalam sight verification (verifikasi penglihatan) operator melihat data dari layar sebelum memasukkan data kedalam sistem. Key verivication lebih mahal sebab pekerjaannya harus dilakukan dua kali. Karena biayanya yang mahal ini, maka key verification dilakukan untuk data yang harus benar-benar bebas dari kesalahan, seperti data keuangan.

Penanganan kesalahan. Bila kesalahan telah dideteksi, maka record dirotasikan kembali ke permulaan transaksi untuk pengoreksian ataupun ke entri data untuk pelaksanaan reentri.

Penyeimbangan batch. Komputer mengakumulasikan total dari setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang sama yang dibuat selama permulaan transaksi. Perbandingan yang sama menunjukkan bahwa semua transaksi telah dimasukkan ke dalam sistem.

DASAR DASAR PEMROSESAN KOMPUTER

PEMBAHASAN

ARSITEKTUR KOMPUTER

CPU merupakan tempat unit penyimpanan primer, unit aritmetik dan logis, dan unit control. Penyimpanan primer menyimpan instruksi program yang dapat dijalankan dan data yang di   proses oleh instruksi tersebut. Unit aritmetik dan logis (ALU) menjalankan operasi aritmetik dan logis yang di prakarsai oleh instruksi. Unit control menjadikan instruksi dapat dijalankan dengan urutan yang tepat.

Sistem komputer juga mempunyai satu atau lebih unit penyimpanan sekunder dan seleksi unit input dan unit output. Sistem komputer kecil hanya mempunyai beberapa unit ini dan system komputer yang lebih besar  dapat mempunyai ratusan.

Ada tiga point penting yang berhubungan dengan seleksi konfigurasi komputer tertentu. Yang pertama, seleksi didasarkan pada aplikasi yang akan dilakukan. Sebagai contoh, unit yang merupakan komputer rumah sakit akan sangat berbeda dengan yang ada di bank atau supermarket. Yang kedua, seleksi dibuat oleh pemakai, biasanya dengan bantuan spesialis informasi. Agar pemakai dapat melakukan tugas ini ia harus mempunyai pemahaman mengenai komputer maupun informasi. Yang ketiga, jika perusahaan telah menerapkan kebijaksanaan resmi mengenai manajemen sumber informasi, seleksi harus sesuai dengan kebijaksanaan tersebut.   

Komputer dengan tujuan umum memiliki tipe komponen yang sama, yaitu :

-          Prosesor

-          Memori

-          Penyimpanan sekunder

-          Perangkat Input

-          Perangkat Output

Mesin pemroses lebih dikenal dengan CPU, mikroprosesor atau prosesor. Prosesor adalah komponen yang berupa chip. Chip adalah sekeping silicon berukuran beberapa millimeter persegi yang mengandung puluhan ribu transistor dan komponen elektronik yang lain.

 PERALATAN INPUT

Ada empat cara dasar untuk memasukkan data ke dalam computer. Anda dapat mengoperasikan terminal keyboard yang disambungkan langsung kedalam computer, anda dapat mengoperasikan peralatan keydriven yang tidak disambungkan ke computer, data dapat dibaca secara magnetis atau optis dari dokumen atau objek, dan anda dapat  berbicara dengan komputer.

PERALATAN KEY DRIVEN

Option input yang paling terkenal sekarang ini adalah keyboard terminal atau mikrokomputer. Keduanya adalah peralatan keydriven online. Istilah online mengacu pada sambungan langsung ke CPU. Keyboard microcomputer disambungkan ke CPU dengan kawat pendek, terminal keyboard dihubungkan dengan sambungan komunikasi data, seperti jalur telepon, yang mungkin mempunyai jangkauan ribuan mil. Data yang masuk pada keyboard ditansmisikan ke penyimpanan primer, tempat ia akan diproses.

Untuk memasukkan data melalui keyboard, ada fasilitas dan peralatan lain yang dapat digunakan. Beberapa terminal dan layar mikrokomputer mempunyai kemampuan touch screen (layar sentuh). Teknologi yang sama menerapkan penggunaan light pen (pena cahaya), yaitu petunjuk elektronik yang di pegang tangan yang dapat digunakan untuk memasukkan data melalui layar. Keyboard yang lain dilengkapi dengan mouse, yaitu kotak yang berukuran sebesar kaset kecil yang dapat anda gerakkan pada permukaan yang datar.

PERALATAN KEY OFFLINE

Dimungkinkan juga untuk memasukkan data ke dalam komputer dengan menggunakan peralatan keydriven offline. Peralatan offline tidak disambungkan ke CPU, namun beroperasi dalam cara standalone. Jika peralatan offline akan digunakan untuk membuat data agar di      proses pada komputer, data harus direkam pada beberapa media komputer siap baca.  Sampai akhir tahun 1970-an option input yang paling terkenal adalah keypunch machine yang menciptakan kartu berlubang yang akan di baca oleh card reader (pembaca kartu) khusus. Mesin keypunch bersifat offline, tetapi card reader adalah online.

Penggunaan peralatan keydriven dengan segala jenisnya biasanya dianggap sebagai input bottleneck (kemacetan input), karena rendahnya kecepatan dari telunjuk operator merupakan penghalang untuk memperoleh data dari komputer.

OTOMATISASI DAYA SUMBER

Salah satu cara untuk menghilangkan kemacetan input adalah dengan membaca data secara langsung dari dokumen atau objek input. Istilah source data automation (otomatisasi data sumber) atau SDA menjelaskan cara dokumen atau objek di otomatisasi dengan pencetakan karakter, sehingga dokumen tersebut dapat dibaca oleh komputer. Ada dua teknologi yang digunakan, yaitu :

1.      Alat Pembaca Optis, alat input yang membaca data dengan menyinari suatu sinar terang di atas data dan kemudian menangkap citra yang terpantul pada matriks sel-sel photoelectric. Contoh : Scanner, OCR (Optical Character Recognition), OMR (Optical Mark Reader).

2.      Alat Pembaca Magnetis, alat pembaca yang menggunakan tinta khusus yang berisi zat yang dapat diberi muatan magnet. Contoh : MICR (Magnetic Ink Character Recognition).

REKOGNISI SUARA

Dimungkinkan juga untuk memasukkan perintah dan data ke dalam komputer dengan berbicara melalui microphone yang disambungkan ke voice recognition unit (unit rekognisi suara). Model prototype-nya dibuat pada akhir tahun 1950-an dan di produksi secara masal pada tahun 1970-an. Dua jenis unit rekognisi suara telah dirancang. Pemakai memasukkan vocabulary ke dalam speaker-dependent system dengan cara mengucapkan kata berulang kali. Dengan demikian sistem tersebut disesuaikan dengan suara pembicara. Jenis lain, yaitu speaker-independent system, dapat mengenali suara orang. Rancangannya masih diperbaharui lagi karena perbedaan aksen merupakan hambatan yang sulit teratasi. 

 PERALATAN OUTPUT

Bentuk akhir dari pemrosesan komputer adalah beberapa bentuk output. Output yang dihasilkan dari pemroses dapat digolongkan menjadi empat bentuk, yaitu : Tulisan (huruf, angka, symbol khusus) , image (dalam bentuk grafik atau gambar), suara ,dan bentuk lain yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form). Tiga golongan pertama adalah output yang dapat digunakan langsung oleh manusia, sedangkan golongan terakhir biasanya digunakan sebagai input untuk proses selanjutnya dari komputer. Peralatan output dapat berupa: Hard-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk mencetak tulisan dan image pada media keras seperti kertas atau film dan Soft-copy device, yaitu alat yang digunakan untuk menampilkan tulisan dan image pada media lunak yang berupa sinyal elektronik.

Drive device atau driver,  yaitu alat yang digunakan untuk merekam simbol dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin pada media seperti magnetic disk atau magnetic tape. Alat ini berfungsi ganda, sebagai alat output dan juga sebagai alat input. Output bentuk pertama sifatnya adalah permanen dan lebih portable (dapat dilepas dari alat output dan dapat dibawa ke mana-mana). Alat yang umum digunakan untuk ini adalah printer, plotter, dan alat microfilm. Sedangkan output bentuk kedua dapat berupa video display, flat panel, dan speaker. Dan alat output bentuk ketiga yang menggunakan media magnetic disk adalah disk driver, dan yang menggunakan media magnetic tape adalah tape driver.  Peralatan ouput terbagi dari beberapa bagian, diantaranya :

• OUTPUT YANG DITAMPILKAN

Peralatan output yang paling terkenal dengan pemakai akhir adalah display screen (layar tampilan) yang disebut CRT (cathode-ray tube). Kecepatan yang tinggi dari tampilan ini menjadi alasan utama kepopulerannya, CRT dikemas dengan keyboard untuk menghasilkan terminal CRT, yaitu peralatan yang mampu menjalankan input maupun output. Istilah VDT (visual display terminal) dan monitor juga digunakan.

• OUTPUT YANG DICETAK

Kelemahan utama dari layar tampilan adalah ketidakmampuannya untuk menghasilkan kopi pada kertas, yang disebut hard copy. Peralatan output yang disebut printer menghasilkan hard copy. Printer pertama disebut line printer, karena ia mencetak dengan terlalu cepat, sehingga kelihatannya ia sedang mencetak garis pada saat itu.

Teknologi printer karakter yang terkenal adalah dot matrix printer yang mencetak karakter dalam bentuk titik-titik, dan daisy wheel printer yang menggunakan elemen percetakan, ink jet printer yang menyemburkan tetesan tinta pada kertas untuk membentuk bentuk karakter, dan laser printer yang menggunakan sinar laser untuk membuat percikan atau bubuk tinta menempel pada kertas, seperti dalam mesin foto kopi.

Printer dot matrix dan daisy wheel disebut impact printer, karena karakter dicetak oleh elemen pencetakan yang membuat bekas pada pita tinta. Printer ink jet dan laser adalah nonimpact printer. Printer nonimpact memungkinkan kecepatan yang lebih tinggi dan dapat menghasilkan dokumen letter quality.

• OUTPUT GRAFIK

Beberapa pemakai komputer pertama, seperti insinyur dan arsitek perlu untuk menghasilkan output grafik. Peralatan output khusus yang di sebut Plotter dirancang untuk kebutuhan ini. Plotter baik yang disambungkan dengan CPU ataupun beroperasi secara offline, dapat menghasilkan output grafik hitam putih atau berwarna pada ukuran normal atau pada kertas yang besar.

Manajer dapat menggunakan output grafik daalam memecahkan masalah. Selain menghasilkan grafik dalam bentuk hard copy dengan menggunakan plotter atau printer grafik, grafik dapat juga ditampilkan di layar.